Reklama

Objevte kouzlo japonské filozofie Kaizen, která vám změní život

Chcete být lepší a vše zvládnout? Postupujte pomalu...
Reklama
13112

Kaizen je japonská filozofie, která se dá aplikovat na osobní život, ale ještě častěji ji využívají firmy, ale zlepšily své fungování i výsledky. Její podstatou je pomalé zlepšování a postupné zavádění drobných změn vedoucích k velkému cíli.

Skvělé na kaizen je, že může fungovat pro všechny možné obory, od dělníků po vysoké manažery, a to jak v jejich osobním, tak i pracovním životě. Japonské učení totiž vychází z předpokladu, že všechno se vždycky dá zlepšovat. Dokonce i když firma (nebo váš život) funguje perfektně, vždy se najde něco, co může být ještě lepší, efektivnější, propracovanější nebo úspěšnější.

Nejde však o žádné velké zásadní změny a rozsáhlé inovace, které sice mohou být myšleny dobře, jenže jejich problém je, že bývají jednorázové, a také jejich zavádění může trochu bolet. Spousta lidí totiž nemá ráda změny, a čím jsou větší, tím větší ohrožení v nich cítí. Kaizen proto radí zdokonalovat se od těch nejmenších detailů.

Od stolu se zlepšovat nedá

V této souvislosti se někdy mluví o gemba kaizen. Gemba je místo, kde se vykonává daná činnost nebo proces, který chceme zlepšovat. Ve výrobním podniku je to dílna, v nemocnici ordinace, v hotelu jídelna. Gemba není pracovní stůl manažera. Od stolu se nedá zlepšovat. Mnohé firmy ještě stále používají tradiční způsob práce - manažeři sedí ve svých kancelářích, studují analýzy a zprávy s tabulkami a grafy, připravují strategie a koncepce snižování nákladů.

Kaizen ale pracuje jinak. Vychází z toho, že na prvním místě by neměl být zisk, ale kvalita, jelikož pokud se postaráte o kvalitu, tak zisk se zákonitě dostaví. Vyhýbá se pouhému přenesení zodpovědnosti managementu na v podstatě nepřipravené pracovní skupiny ve výrobě a nižších pozicích, nejsou to ani občasné schůzky k řešení urgentních problémů v oblasti kvality, seřizování nebo nákladů. Je to propracovaný a dokonale organizovaný systém práce, který se používá prakticky ve všech vyspělých světových firmách. Jen mu možná neříkají japonsky kaizen. Mimochodem kai znamená změna a zen je lepší, označení tedy doslova znamená změnu k lepšímu. Nicméně v Německu se používá volný překlad Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) - proces neustálého zlepšování, v USA tento koncept označují jako CIP (Continuous Improvement Process) nebo OIP (Ongoing Improvement Process). Metodu Kaizen využívá například značka Toyota!

Stejně důležité jako zlepšování je také slovo neustále. Svět se neustále mění, a s ním se proměňují trhy, zákazníci, jim by se měly přizpůsobovat produkty. Proto zlepšování nikdy nekončí. Pořád přicházejí nové podněty, na které je třeba reagovat a brát na ně ohled v celém pracovním a výrobním procesu. Kaizen by mělo tvořit 50 procent práce dobrého manažera. Koneckonců právě tohle je hlavním úkolem managementu: vytvořit a poté neustálým zlepšováním udržovat jejich standardy.

Manažer (ne)rozhoduje

Kaizen si také zakládá na tom, že iniciátorem změny může být kdokoli bez ohledu na jeho pracovní pozici. Fungování firmy by nikdy neměli vymýšlet sami manažeři, protože tu opravdovou práci jen málokdy znají tak podrobně. Dokonce i tehdy, kdy si ve firmě prošli různými pozicemi, nesmí svým tehdejším zkušenostem podlehnout - jak už bylo řečeno, svět se přece od té doby změnil, a tak by neměla léta fungovat úplně stejně.

Na druhou stranu sami pracovníci bez podpory svých šéfů nezvládnou prosadit a zavést skoro nic, i kdyby to byl ten nejmenší detail. Je tedy velmi důležité, aby principu kaizen věřili ve firmě opravdu všichni. Velmi dobře samozřejmě funguje, pokud za vymyšlení dobrých a funkčních řešení je daný zaměstnanec finančně nebo jinak ohodnocen. Pak mají i ostatní motivaci přemýšlet, co by se dalo vylepšit. Nicméně pokaždé než se změna zavede, je dobré ji důkladně zanalyzovat a vyzkoušet, aby se předem potvrdilo, že opravdu přinesou pozitivní efekt.

Nastartovat morálku

Jak upozorňuje Robert Maurer v knize The Spirit of Kaizen, nízká morálka je jedním z největších globálních problémů ve firmách. Není totiž snadné s jistotou říct, kdo jí trpí a kdo pracuje na maximum. Jenže jejím důsledkem je, že se zvyšují náklady, ale i počet problémů a komplikací, které do pracovního procesu vstupují. Přitom podle Maurera stačí jen pár minut denně, aby se morálka výrazně zvedla.

Nejultimátnějším způsobem, jak nastartovat morálku, je platit lidi přímo za odvedenou práci, nikoli za čas nebo paušálně. Nedá se to ale zavést všude, navíc lidé nechtějí jen výměnný obchod na bázi odvedená práce - peníze. Chtějí být součástí týmu, chtějí být oceňováni, cítit se užiteční. Jak je v kaizen zvykem, pro začátek stačí jen velmi málo: začít prosit a děkovat. Projevit zájem, usmát se, pozdravit. Dejte si předsevzetí, že přesně tomu věnujete každý den tři minuty. V další fázi můžete přejít ke komplimentům. Dobře funguje, když se lidí ptáte na jejich názor. Když mohou být slyšet a vyjádřit se. Zároveň si dávejte pozor na záporné odpovědi. Když někomu budete stále říkat, že něco nejde, že neuděláte, o co vás prosí, brzy otupí, přestane se snažit, ptát se a jeho náplň práce mu začne být trochu jedno. Protože každá společnost a každý tým funguje trochu jinak, je dobré zamyslet se nad vlastními změnami ušitými na míru. Zeptejte se (sami sebe, ale klidně i svých kolegů): Jakou malou věc mohu každý den udělat, aby se naše morálka zlepšila?

Když i malý krok bolí

Ve chvíli, kdy se i velmi malá změna zdá příliš náročná nebo nepříjemná, znamená to, že ve vás probouzí strach. Robert Maurer navrhuje pět způsobů, jak ho překonat. Dokonce i v krizi postupujte pozvolna. Pokud sice dobře víte, že vás velký krok zachrání, ale zdráháte se ho udělat, vydejte se malými krůčky. Jde o to naučit mozek, že se každý den nebo týden změní jedna malá věc. Zvykne si změny nejen akceptovat, ale také je vymýšlet. A postupem času si ani nevšimne, že další z malých změn, kterou přijal, byla vlastně velká a zásadní.

Pomáhá také prostě a jednoduše zklidnit dech. Při nádechu napočítat do čtyř, zadržet dech, než napočítáte do osmi, a vydechnout opět na čtyři. Zopakujte to desetkrát za sebou pokaždé, když cítíte, že vás ovládá vztek, úzkost či strach, což jsou emoce, které právě příchod změn velmi často vyvolává. Jaktože něco tak malého, jako jsou výdechy a nádechy funguje? Vlastně nefunguje. Jde ale o to, že když to budete dělat pravidelně, po týdnu zjistíte, že máte reakce vlastního těla mnohem více pod kontrolou. Velmi podobně funguje, když uvolníte ramena, která máme velmi často zaťatá a zvednutá nepřirozeně k uším, a narovnáte svůj postoj.

Našeptává vám váš vnitřní hlas, že na něco nemáte, že nadcházející změnu nezvládnete, protože nejste dost dobří? Pravděpodobně je to nějaký pozůstatek necitlivého učitele nebo dokonce rodiče. Až se zase přistihnete, že ho slyšíte, představte si ve své situaci člověka, kterého dobře znáte a vážíte si ho. Řekli byste mu to samé, co říkáte sobě? Asi ne. To, co byste řekli jemu, se naučte říkat i sobě. Čím častěji toto cvičení vyzkoušíte, tím rychleji si hlava odvykne zbytečné a přehnané sebekritice.

Neizolujte se od ostatních. Ani když jde o váš osobní problém nebo váš vlastní byznys. Když máte strach, zamyslete se, komu můžete říct o pomoc. Buďte přitom ale konkrétní a dobře definujte, s čím přesně chcete pomoct. Díky tomu lépe vyberete osobu, na kterou se obrátit, a ona také snadněji pochopí zadání. Bojíte se nebo stydíte říct si o pomoc? Nechte si klidně pár dní, během nichž nad tou prosbou budete přemýšlet. Tři dny se budete bát, ale čtvrtý den už to najednou bude dávat smysl.

Někdy může nejistota pramenit z toho, že se soustředíme na špatné cíle. Někdy problémy v osobním životě řešíme tím, že si začneme hledat práci, a naopak. To je důvodem, proč i když se snažíme něco dělat, změny nepřinášejí žádné zlepšení, a pak se začneme každé další děsit. Je proto velmi důležité přemýšlet, co přesně je naším cílem, čeho chceme dosáhnout, a poté zvolit drobné postupné změny, které nás k cíli reálně mohou přivést.

Reklama
Reklama
sledujte nás na instagramu
Přihlásit se k odběru newsletteru
* povinná pole
Reklama
Reklama